Vissersbond

Effectief vergaderen

1
Johan Nooitgedagt

Overleg met veel lange monologen leidt niet tot ideeën. Als sprekers kort aan het woord zijn, gebeurt dat wel. Men berekende dat vergaderen jaarlijks vele miljarden euro’s aan salarissen kost. Van de ondervraagde werknemers zei 45 procent het nut van minstens de helft van de vergaderingen te betwijfelen. Wat doen die mensen daar aan?

Effectiviteit

Het kan ook anders. Effectief vergaderen en concrete besluiten nemen. Er zijn mensen op gepromoveerd. Door nauwgezet vergaderingen te beluisteren, ontdekten wetenschappers dat het succes van een vergadering is af te meten aan de snelheid waarmee de sprekers elkaar opvolgen. Een overleg met veel lange monologen leidt niet tot een vruchtbare uitwisseling van ideeën, waaruit weer nieuwe creatieve plannen ontstaan. In een situatie waarin sprekers kort aan het woord zijn en deelnemers zich vrij voelen om elkaar te onderbreken, gebeurt dat wel.

Vertrouwen en niet jezelf graag horen

Daarvoor is wel het ultieme vertrouwen onder de deelnemers nodig. Dat is nodig omdat mensen elkaar dan durven interrumperen. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de voorzitter. Deze moet interactie bevorderen door lange monologen te onderbreken en vragen te stellen aan mensen die zichzelf wat minder snel laten horen. Zo ontstaat vertrouwen, iedereen krijgt dan het gevoel dat hij/zij meedoet. Is er een creatieve flow ontstaan waarin de ideeën elkaar in rap tempo opvolgen dan moet de voorzitter zijn mond juist houden. Zo’n discussie verloopt vaak chaotisch, maar moet zich vrij kunnen ontwikkelen. Dan ontstaan de beste ideeën.

De sleutelrol die de voorzitter speelt is belangrijk. Het komt menigmaal voor dat mensen volledig langs elkaar heen praten. Dat is dan het moment waarop de voorzitter moet ingrijpen. Doet deze helemaal niets, dan wordt er dus ook niets besloten. Dat is zonde van de tijd. Wat helpt is als de voorzitter zichzelf kwetsbaar opstelt door open te spreken over zijn of haar eigen positie. Mensen moeten het idee hebben dat ze werken aan een gezamenlijke ambitie. Vaak is er geen idee van wat de uitkomst zou moeten zijn. Mensen kijken ondertussen wat op hun iPad of telefoon.

Vergaderen zonder roer

Stuurloos vergaderen is een hardnekkig probleem. Het staat of valt met een voorzitter die het voortouw durft te nemen om verbeteringen ook door te voeren. Wat de voorzitter ook kan doen, is besluiten dat er deze keer niet wordt vergaderd. Gewoon, omdat er weinig te bespreken valt. Een bedrijf in Nederland hield vorig jaar een ‘Even niet vergaderen week’. De directie dacht dat een derde van al het overleg binnen het bedrijf wel geschrapt zou kunnen worden. De vergaderzalen bleven leeg om werknemers er bewust van te maken dat veel onderwerpen ook informeel besproken kunnen worden. Er mocht natuurlijk wel worden overlegd, maar dan staand. Volgens dat bedrijf heeft de week ertoe geleid dat de vergaderingen nu effectiever, korter en bondiger zijn.

Drie tips

In het algemeen kunnen we stellen dat er teveel wordt vergaderd. Er zijn drie tips voor succesvol vergaderen. Ten eerste: niet te veel tijd besteden aan informatie over de laatste ontwikkelingen. Het kan nodig zijn, maar neemt soms zoveel tijd in beslag dat er te weinig ruimte overblijft voor goed overleg. Informeren kan vaak beter via de e-mail vooraf.

Ten tweede: onderbreek en vraag. Het is belangrijk dat een voorzitter altijd mag onderbreken. Dat moet niet als onbeleefd worden ervaren. Naast de voorzitter zijn ook alle andere deelnemers verantwoordelijk voor een geslaagd overleg. Stel vragen aan elkaar en ga in op elkaars bijdragen. De voorzitter spoort aan om te reageren op de ander. Ten derde: bij terugkerende vergaderingen, evalueer regelmatig, want ineffectieve patronen slijten snel in. Maak duidelijke afspraken over wie (wanneer) de besluiten gaat uitvoeren.

Deel dit artikel

1 reactie op “Effectief vergaderen

  1. Groot gelijk Johan. Bij iedere vergadering zijn er mensen die ingeent zijn met een grammofoonnaald lijkt wel.
    Dit zijn onze vergader killers afkomstig uit ons lesmateriaal:

    Geen agenda; Dit wordt een vergadering zonder eind. Iedereen is constant aan het bladeren en zoekt zich een ongeluk waar alles staat. Dit is het ideale recept om van de hak op de tak te springen en zo zeer inefficiënt te werk te gaan.

    Mensen die vooraf te kennen geven dat ze eerder willen vertrekken; Dit zijn de grote stoorzenders, het is beter helemaal niet te komen dan half aanwezig te zijn. De zaal zal zich dan intuïtief afvragen wat zij dan nog doen.

    Te grote groep deelnemers; Ideaal is ongeveer 5 man. De groep dient altijd een oneven aantal te hebben en de ervaring leert dat 5 man ideaal is. Als het niet anders kan dan zal er meer met commissies gewerkt dienen te worden of met klankbordgroepen.

    Later dan 20.00uur beginnen; Iedereen is dan redelijk suffig aan het worden en het is onmogelijk om je goed te concentreren.

    Stukken niet of te laat toesturen; Deze dienen minimaal 7 dagen tevoren bij iedereen in het bezit te zijn. Je ontneemt iedereen de smoes om deze niet gelezen te hebben.

    Geen duidelijk vergaderdoel hebben; Dit zijn vrij waardeloze vergaderingen. Het vergaderschema wordt vaak een jaar tevoren opgesteld en het is vaak beter om een vergadering te laten vervallen als er te weinig punten zijn. Dit is helemaal niet erg maar eerder een bewijs dat de zaken goed voor elkaar zijn.

    Eten en drinken en of eten tijdens een vergadering; Deze activiteiten leiden af en storen vrijwel iedereen.

    Schorsen voor intern beraad; Dit is in feite een bewijs dat het bestuur zijn zaken niet goed heeft voorbereid. Indien er sprake is van een interne vergadering is het helemaal een teken van onderlinge verdeeldheid. Het is dan de vraag of verder vergaderen, c.q. besturen nog wel zin heeft.

    Zeurders uit de zaal; Er zijn altijd wel institutionele zeurders die zichzelf graag horen en het bestuur met allerlei flauwe opmerkingen het bos willen injagen of op de kast willen jagen. Direct de mond snoeren is de oplossing en nodig het persoon eventueel uit voor een gesprek onder vier ogen na afloop van de vergadering, eventueel met een borrel.

    Lawaai van buitenaf of binnenuit; De eerste keer dat een mobiele telefoon rinkelt wil nog met een glimlach begroet worden. Heel snel daarna gaat het vervelend worden. Verkeerslawaai, bouwlawaai, verkeers- en vliegtuiglawaai zijn absolute killers van de vergader effectiviteit.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *